Política de tratamiento de datos personales.

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales es la institución prestadora de servicios de salud identificada a continuación (en adelante, “SOS IPS” o “la IPS”):

Razón social

Servicios Óptimos en Salud SOS

Naturaleza

Institución Prestadora de Servicios de Salud (IPS) de naturaleza privada, vigilada por la Superintendencia Nacional de Salud

Domicilio

Cartago, Valle del Cauca, Colombia

Dirección

Carrera 4 #8-07, barrio Guadalupe, Cartago

Teléfono / WhatsApp

+57 314 210 2539

Correo de contacto

serviciosoptimosensalud@sosips.com

Correo SIAU

siausosips@sosips.com (PQRSF e historias clínicas)

Sitio web

https://serviciosoptimosensalud.com

2. Objeto, alcance y marco legal

Esta política establece los criterios con los que SOS IPS recolecta, almacena, usa, circula, actualiza y suprime los datos personales de pacientes, usuarios, acompañantes, aspirantes, trabajadores, contratistas, proveedores y demás personas con las que se relaciona, cualquiera que sea el canal por el que los recibe: atención presencial, sitio web, WhatsApp, correo electrónico, teléfono y formatos físicos o digitales.

Se aplica a todas las bases de datos y archivos que contengan datos personales tratados por la IPS o por terceros que actúen por su cuenta, y se fundamenta en:

• Los artículos 15 y 20 de la Constitución Política.
• La Ley Estatutaria 1581 de 2012, de protección de datos personales.
• El Decreto 1074 de 2015, Título 2, Capítulo 25 (que compila el Decreto 1377 de 2013), y el Decreto 090 de 2018.
• La Ley 23 de 1981 (ética médica y secreto profesional) y la Ley Estatutaria 1751 de 2015 (derecho fundamental a la salud).
• La Resolución 1995 de 1999 y la Resolución 839 de 2017 del Ministerio de Salud (manejo, custodia y conservación de la historia clínica), y la Ley 2015 de 2020 (historia clínica electrónica interoperable).

3. Definiciones

Para interpretar esta política se usan las definiciones de la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales.
• Aviso de privacidad: comunicación dirigida al titular en la que se le informa sobre la existencia de esta política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que es objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, los datos biométricos, el origen racial o étnico, y las convicciones religiosas, filosóficas o políticas.
• Historia clínica: documento privado, obligatorio y sometido a reserva, en el que se registran cronológicamente las condiciones de salud del paciente, los actos médicos y los demás procedimientos ejecutados por el equipo de salud.
• Responsable del tratamiento: persona que decide sobre la base de datos o el tratamiento de los datos; en este caso, SOS IPS.
• Encargado del tratamiento: persona que realiza el tratamiento de datos por cuenta del responsable.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.
• Transferencia: envío de datos a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento, dentro o fuera del país.

4. Principios

SOS IPS aplica los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012:

• Legalidad: el tratamiento se sujeta a la ley.
• Finalidad: los datos se usan solo para finalidades legítimas que se informan al titular.
• Libertad: el tratamiento requiere el consentimiento previo, expreso e informado del titular, salvo las excepciones legales.
• Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta y actualizada.
• Transparencia: el titular puede obtener en cualquier momento información sobre sus datos.
• Acceso y circulación restringida: los datos solo son accesibles para el titular y las personas autorizadas por él o por la ley.
• Seguridad: se adoptan medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos.
• Confidencialidad: quienes intervienen en el tratamiento guardan reserva de la información, incluso después de terminar su relación con la IPS.

5. Datos personales que tratamos

Visitantes del sitio web: el sitio no tiene registro de usuarios ni herramientas propias de analítica o publicidad. Algunos servicios de terceros integrados en él (mapas de Google, fuentes tipográficas de Google y los enlaces a WhatsApp y a Google) pueden recopilar datos técnicos de navegación según sus propias políticas de privacidad.

6. Finalidades del tratamiento

Pacientes, usuarios y acompañantes

1. Prestar los servicios de salud solicitados: consulta, urgencias, hospitalización, cirugía, apoyo diagnóstico y terapéutico, servicio farmacéutico y traslado asistencial.
2. Agendar, confirmar, reprogramar y recordar citas, exámenes y terapias por teléfono, WhatsApp, correo electrónico o mensajes de texto.
3. Abrir, diligenciar, custodiar y conservar la historia clínica y sus anexos.
4. Gestionar autorizaciones, facturación, radicación, auditoría de cuentas y glosas ante EPS, aseguradoras, ARL, SOAT, ADRES, empresas en convenio y demás pagadores.
5. Atender PQRSF, solicitudes de copia de historia clínica y demás peticiones.
6. Cumplir las obligaciones legales de reporte ante las autoridades del sector salud, como el Ministerio de Salud y Protección Social, la Superintendencia Nacional de Salud, las secretarías de salud y el Instituto Nacional de Salud (SIVIGILA), incluido el reporte de RIPS.
7. Contactar al paciente o a su acompañante para entregar resultados, dar indicaciones de seguimiento o informar sobre su atención.
8. Medir la satisfacción, hacer seguimiento a la calidad de la atención y a la seguridad del paciente, y cumplir los estándares del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad en Salud.
9. Elaborar estadísticas e informes de gestión, en lo posible con datos anonimizados.
10. Atender requerimientos de autoridades judiciales o administrativas competentes.
11. Enviar información sobre programas de promoción y prevención, jornadas de salud y novedades de la IPS, solo si el titular lo autoriza. El titular puede pedir en cualquier momento que no se le envíe más.

Aspirantes a empleo

Evaluar el perfil, verificar formación y referencias, contactar al aspirante durante el proceso de selección y conservar su hoja de vida en el banco de aspirantes para futuras vacantes.

Trabajadores y contratistas

Gestionar la relación laboral o contractual, la nómina, la seguridad social, el sistema de gestión de seguridad y salud en el trabajo y las obligaciones legales asociadas.

Proveedores

Gestionar la relación contractual, los pagos y las obligaciones tributarias y contables.

7. Datos de salud y otros datos sensibles

Los datos relativos a la salud son datos sensibles (artículo 5 de la Ley 1581 de 2012). SOS IPS los trata con autorización explícita del titular, salvo en los casos en que la ley no la exige, como las urgencias médicas o sanitarias o los requerimientos de una autoridad competente.

La IPS no condiciona ninguna actividad a que el titular entregue datos sensibles. Sin embargo, el titular debe tener en cuenta que cierta información de salud es necesaria para que el personal asistencial pueda valorarlo y tratarlo de forma segura, y que la historia clínica es un registro obligatorio por ley.

Reserva de la historia clínica

La historia clínica es un documento privado y sometido a reserva. De acuerdo con la Resolución 1995 de 1999, solo pueden acceder a ella el paciente, el equipo de salud que lo atiende, las autoridades judiciales y de salud en los casos previstos en la ley, y las demás personas que la ley determine. Los familiares u otros terceros solo pueden acceder con autorización escrita del paciente o en los casos que la ley o la jurisprudencia constitucional permiten.

Las copias de la historia clínica se solicitan al correo siausosips@sosips.com, diligenciando el formato institucional y adjuntando copia del documento de identidad.

8. Datos de niñas, niños y adolescentes

El tratamiento de datos de menores de edad respeta sus derechos prevalentes y se realiza solo cuando responde a su interés superior, como ocurre con la prestación de servicios de salud. La autorización la otorga su representante legal, después de que el menor ejerza su derecho a ser escuchado, cuya opinión se valora según su madurez, autonomía y capacidad de entendimiento (artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y Decreto 1074 de 2015).

9. Autorización del titular

La IPS solicita la autorización a más tardar al momento de recolectar los datos, por medios que permiten conservar prueba de ella, entre otros:

• Formatos físicos o digitales firmados en la admisión.
• Casillas de aceptación en los formularios del sitio web, como el de hojas de vida.
• El aviso que se muestra antes de escribirnos por WhatsApp o correo desde el sitio web. Al aceptarlo, el mensaje incluye la constancia de la autorización.
• Conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización. El silencio nunca se entiende como autorización.

Para los datos sensibles la autorización es siempre explícita. La IPS conserva prueba de las autorizaciones otorgadas.

Casos en que no se requiere autorización

Según el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, la autorización no es necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

10. Derechos de los titulares

De acuerdo con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales, incluso frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.
3. Ser informado, previa solicitud, del uso que se les ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante la IPS.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de sus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales, al menos una vez cada mes calendario y cada vez que existan modificaciones sustanciales de esta política.

La supresión de datos y la revocatoria de la autorización no proceden cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos. Por ejemplo, la historia clínica debe conservarse durante el tiempo que fija la ley, aunque el paciente pida su eliminación.

11. Deberes de la IPS

Como responsable del tratamiento, y de acuerdo con el artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, SOS IPS se compromete a:

• Garantizar al titular el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
• Solicitar y conservar copia de la autorización otorgada por el titular.
• Informar al titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten.
• Conservar la información con las medidas de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado.
• Actualizar y rectificar la información cuando corresponda.
• Tramitar las consultas y reclamos en los términos de la ley.
• Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad o riesgos en la administración de la información.
• Cumplir las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio.

12. Área responsable y canales de atención

La atención de consultas, reclamos y solicitudes sobre datos personales está a cargo del área de Atención al Usuario (SIAU), a través de los siguientes canales:

Correo de contacto

serviciosoptimosensalud@sosips.com

Correo SIAU

siausosips@sosips.com (PQRSF y solicitudes de historia clínica)

Presencial

Carrera 4 #8-07, barrio Guadalupe, Cartago, en horario de atención administrativa

Teléfono / WhatsApp

+57 314 210 2539

13. Procedimiento para consultas y reclamos

Quién puede presentarlos

El titular, acreditando su identidad; sus causahabientes, acreditando esa calidad; su representante o apoderado, acreditando la representación o el apoderamiento; y quien actúe por estipulación a favor de otro. Los derechos de los menores de edad los ejercen sus representantes legales.

Consultas

Para conocer la información personal que reposa en las bases de datos de la IPS. La solicitud debe indicar el nombre y documento del titular, la información que desea conocer y un medio de contacto para la respuesta.

Reclamos

Para solicitar la corrección, actualización o supresión de datos, la revocatoria de la autorización o para advertir un presunto incumplimiento. El reclamo debe contener:

• La identificación del titular.
• La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
• La dirección o el medio de contacto para la respuesta.
• Los documentos que se quieran hacer valer.

Si el reclamo está incompleto, la IPS pedirá al interesado, dentro de los cinco (5) días siguientes a su recibo, que subsane las fallas. Si transcurren dos (2) meses sin que presente la información requerida, se entenderá que desistió del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, la IPS incluirá en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” y el motivo en un término no mayor a dos (2) días hábiles, y la mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.

Queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio

El titular solo puede elevar una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio (www.sic.gov.co) después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante la IPS (artículo 16, Ley 1581 de 2012).

14. Transmisión y transferencia de datos

Para cumplir las finalidades de esta política, la IPS puede compartir datos personales con:

• EPS, entidades adaptadas, ARL, aseguradoras del SOAT, ADRES, empresas de medicina prepagada, empresas en convenio y demás pagadores, para autorizar, facturar y auditar los servicios prestados.
• Autoridades sanitarias y de control, para los reportes obligatorios que exige la ley.
• Autoridades judiciales o administrativas, cuando lo requieran en ejercicio de sus funciones.
• Otros prestadores de servicios de salud, cuando sea necesario para la continuidad de la atención (remisiones, laboratorios de referencia, referencia y contrarreferencia).
• Proveedores que actúan como encargados del tratamiento, como los de software de historia clínica y facturación, correo electrónico, mensajería (WhatsApp), alojamiento del sitio web, formularios web y almacenamiento en la nube. Estos proveedores tratan los datos solo por cuenta de la IPS y bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad.

Algunos de estos proveedores tecnológicos almacenan información en servidores ubicados fuera de Colombia. En esos casos, la transmisión internacional se realiza con la autorización del titular o mediante un contrato de transmisión que cumpla lo previsto en el Decreto 1074 de 2015. Las transferencias internacionales solo se harán a países con niveles adecuados de protección de datos o en los casos que permite el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, como el intercambio de datos de carácter médico cuando lo exija el tratamiento del titular por razones de salud.

15. Seguridad de la información

La IPS adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, entre ellas: acceso a la información restringido según el cargo, cláusulas de confidencialidad con trabajadores y contratistas, custodia de los archivos físicos, copias de seguridad y capacitación del personal en protección de datos y derechos de los usuarios.

16. Conservación de los datos

Los datos se conservan durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades para las que se recolectaron y los plazos que exige la ley:

• Historia clínica: mínimo quince (15) años desde la última atención (cinco en el archivo de gestión y diez en el archivo central), según la Resolución 839 de 2017.
• Información contable y de facturación: diez (10) años, según las normas comerciales.
• Hojas de vida de aspirantes no seleccionados: hasta dos (2) años desde su recibo, salvo que el aspirante pida antes su eliminación.
• PQRSF y demás documentos: según las tablas de retención documental de la IPS.

Las bases de datos de la IPS permanecerán vigentes mientras la institución desarrolle su objeto social y durante los plazos de conservación señalados.

17. Vigencia y modificaciones

Esta política rige desde la fecha indicada al inicio del documento. Cualquier cambio sustancial, en especial sobre la identificación del responsable o las finalidades del tratamiento, se comunicará a los titulares antes de implementarlo o a más tardar al momento de hacerlo, a través de este sitio web. Si el cambio se refiere a la finalidad del tratamiento, la IPS solicitará una nueva autorización.

Consulta también nuestro Aviso de privacidad y los Términos y condiciones del sitio web.